Si eres empresario, aquí te decimos qué compartir con tu contador(a) para tener tu contabilidad en orden
Dirigir una empresa implica mucho más que vender productos o servicios: requiere una gestión financiera ordenada y cumplimiento con las obligaciones legales. Para que todo funcione correctamente, se debe mantener una comunicación clara y documentación completa con su contador(a). Aquí te explicamos qué compartir y en qué orden.
1. Constitución y Documentos Legales
Antes de iniciar operaciones, asegúrate de que tu contador tenga:
Acta constitutiva o estatutos de la empresa (LLC, S Corp, etc.)
EIN (número de identificación fiscal del empleador)
Licencias comerciales estatales y locales
Contratos de sociedad o acuerdos operativos
Permisos de impuesto sobre ventas, si aplica
Estos documentos definen la estructura de tu negocio y determinan cómo se reportan los impuestos y qué regulaciones debes cumplir.
2. Sistema Contable
Una contabilidad constante evita problemas en temporada de impuestos y mejora la toma de decisiones. Tu contador(a) puede ayudarte a configurar o revisar tu software contable (QuickBooks, Xero, Wave, etc.) para:
Clasificar correctamente ingresos y gastos
Controlar cuentas por cobrar y por pagar
Conciliar estados bancarios y de tarjetas mensualmente
Mantener reportes financieros precisos (balance general, estado de resultados)
3. Manejo de Nómina
La nómina es una de las áreas más delicadas de la contabilidad. Tu contador (a) se encargará de calcular y reportar correctamente los impuestos de nómina, Seguro Social y Medicare, evitando sanciones. Compártele lo siguiente:
Información de empleados y contratistas (formularios W-4, W-9)
Calendario y método de pago
Datos de horas extras, bonos y beneficios
Registros de horas trabajadas o salarios pagados
4. Impuestos y Declaraciones
Los plazos varían según el tipo de empresa y el estado. Tener toda la información organizada evita multas y retrasos ante el IRS o autoridades estatales. Mantén a tu contador(a) al tanto de:
Todos los ingresos y gastos del negocio
Pagos estimados de impuestos
Formularios 1099, W-2 y declaraciones de impuesto sobre ventas
Cambios en domicilio, socios o estructura
5. Licencias, Permisos y Renovaciones
Muchas licencias deben renovarse cada año (municipales, estatales, profesionales o sanitarias). Entrega a tu contador copias y fechas de renovación para que lleve control de cumplimiento y gastos asociados.
6. Planeación Financiera
Un buen contador no solo presenta impuestos: también te ayuda a planificar. Trae a la conversación:
Metas y proyectos de crecimiento
Nuevas contrataciones o inversiones
Solicitudes de préstamos o financiamiento
Así tu contador podrá ayudarte a presupuestar, prever flujo de efectivo y optimizar deducciones.
7. Comunicación Constante
Reuniones mensuales o trimestrales permiten detectar problemas a tiempo y mantener tu negocio en regla y financieramente saludable.
Puntos Importantes a Recordar:
Un(a) buen(a) contador(a) es un socio estratégico, no solo quien presenta tus impuestos una vez al año.
Para evitar sanciones o cualquier incumplimiento fiscal, es necesario mantener en orden la documentación y una comunicación clara para comprender todo lo necesario.
Considera revisar, ajustar, modificar todo lo necesario con tiempo de anticipación para evitar el estrés, retraso o errores sobre fechas importantes a cumplir.
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